Den Firmenumzug richtig organisieren
Ein Firmenumzug ist ein großes Unterfangen, das viel Planung und eine gute Vorbereitung voraussetzt. Schließlich soll der neue Standort mindestens genauso gut – idealerweise jedoch besser – als der alte sein und das Tagesgeschäft möglichst wenig unter dem Umzug leiden. So gehen Unternehmer den Büroumzug richtig an.
Augen auf bei der Wahl des neuen Firmenstandorts
Ist ein Firmenumzug unausweichlich, sollten Unternehmer ihren neuen Firmenstandort mit Bedacht wählen. Schließlich müssen die neuen Räumlichkeiten nicht nur für die Mitarbeiter, sondern auch für die Kunden gut erreichbar sein. Zudem dürfen die Mietkosten nicht zu hoch und die Konkurrenz nicht zu stark sein. Kein leichtes Unterfangen. Hierbei ist eine genaue Standortanalyse erforderlich. Es gilt, sowohl die eigene Zielgruppe als auch die Konkurrenz zu analysieren, zu überlegen, welche Standortfaktoren für das Unternehmen wichtig sind und verschiedene Standortmöglichkeiten miteinander zu vergleichen.
Firmenumzug von langer Hand planen
Haben sich Unternehmer auf einen neuen Standort festgelegt, kann die Planung des Firmenumzugs beginnen. Idealerweise verteilen sie die Organisation des Büroumzugs circa ein Jahr vor dem Stichtag auf ein Team motivierter Mitarbeiter. Hierbei sollten auch die Urlaubspläne der Organisatoren mit dem Umzugstermin abgestimmt werden, damit der Umzug reibungslos verlaufen kann.
Anschließend gilt es, einen Zeitplan für den Umzug zu erstellen. Soll der Umzug unter der Woche während der Arbeitszeit stattfinden oder am Wochenende? An welchen Tagen müssen die einzelnen Teams ihre Sachen in Kartons packen? Wie viel Zeit wird dafür pro Team benötigt? An welchem Tag findet die Übergabe der alten Räume statt? Diese und viele weitere Fragen müssen geklärt werden, damit Unternehmer einen durchdachten Zeitplan für den Firmenumzug an alle Mitarbeiter herausgeben können.
Des Weiteren müssen Unternehmer Folgendes erledigen:
- Mietvertrag kündigen: Wurde keine anderweitige Kündigungsfrist im Mietvertrag vereinbart, gilt für Geschäftsräume die gesetzliche Kündigungsfrist. Demnach können sie jeweils zum Ende eines Kalenderquartals mit einer dreimonatigen Kündigungsfrist gekündigt werden. Für Pachtverträge gelten jedoch andere gesetzliche Fristen.
- EDV-System: Mit dem Firmenumzug sollten Unternehmer ihr EDV-System überdenken. Lohnt es sich, ein neues, moderneres System und neue Rechner anzuschaffen? Dann kann man sich den Umzug des alten Systems sparen. Oder soll das bisherige System beibehalten werden?
- Entrümpeln: Um die Umzugskosten möglichst gering zu halten, sollte frühzeitig ausgemistet werden. Abhängig von der Firmengröße sollten Unternehmer die Entrümpelung entweder an einen Mitarbeiter oder an die Leiter der einzelnen Abteilungen delegieren.
- Inventar auflisten: Damit beim Umzug nichts vergessen wird, gilt es, eine Inventarliste anzufertigen. Sie ist die Grundlage, um Umzugsangebote einzuholen. Zudem behalten Möbelpacker so einen besseren Überblick.
- Umzugsunternehmen suchen: Unternehmer sollten frühzeitig einen Dienstleister mit dem Büroumzug beauftragen. Es lohnt sich, mehrere Umzugsunternehmen anzufragen und Angebote zu vergleichen. Idealerweise haben die angefragten Speditionen bereits Erfahrung mit Firmenumzügen.
- Sicherheitsvorschriften beachten: Entsprechen die neuen Räumlichkeiten den aktuellen Sicherheitsvorschriften für Unternehmen? Wenn nicht sollten Unternehmer einen entsprechenden Umbau in Auftrag geben.
Drei Monate vor dem Firmenumzug
Ein viertel Jahr vor dem Firmenumzug sollten Unternehmer alles in die Wege leiten, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Dazu zählt unter anderem folgendes:
- Adressenänderung: Unternehmer sollten Kunden, Geschäftspartner und Lieferanten über die Übersiedlung informieren und ihnen die neue Adresse und Telefonnummer mitteilen. Auch die Behörden müssen informiert werden wie Berufsgenossenschaften, Banken, Finanzamt, Versicherungen und Krankenkassen. Zudem gilt es, den Eintrag im Firmenbuch und in Telefonbüchern und Branchenverzeichnissen anzupassen.
- Sicherungskopien: Idealerweise sichert ein Computerexperte alle Firmendaten.
- Telefon, Internet und Strom: Es gilt, die Preise verschiedener Anbieter für Telefon, Internet und Strom zu vergleichen und gegebenenfalls alte Verträge aufzukündigen sowie neue abzuschließen.
- Schriftverkehr umstellen: Die Kommunikation nach außen muss auf die neue Firmenadresse umgestellt werden. Aus diesem Grund ist es wichtig, rechtzeitig Visitenkarten und Briefpapier drucken zu lassen und einen Stichtag zu bestimmen, ab dem die neue Adresse bei der Kommunikation verwendet wird.
- Renovierung organisieren: Unternehmer sollten rechtzeitig Handwerker mit den erforderlichen Renovierungsarbeiten an den alten und neuen Räumlichkeiten beauftragen.
- Reinigungsfirma beauftragen: Für die Endreinigung der alten Büroräume und für die regelmäßige Reinigung des neuen Firmenstandortes gilt es, eine professionelle Reinigungsfirma zu beauftragen.
Zwei Wochen vor dem geplanten Büroumzug
Nun bricht die letzte Phase des Firmenumzugs an. Unternehmer sollten sich in dieser Phase einen Überblick über alle delegierten Aufgaben verschaffen und Unstimmigkeiten beseitigen. Zudem fallen folgende Arbeiten an:
- Übergabetermin vereinbaren: Es gilt, sowohl mit dem Vermieter der alten Räumlichkeiten als auch mit dem des neuen Standorts je einen Übergabetermin zu vereinbaren. Die Übergabe der neuen Räume sollte vor bzw. an dem Umzugstag stattfinden und die Übergabe der bisherigen Räume nach dem Firmenumzug. Es gilt, beide Übergaben in einem Protokoll festzuhalten.
- Schlüssel einsammeln: Unternehmer sollten rechtzeitig vor dem Übergabetermin alle Schlüssel von den Mitarbeitern einsammeln, damit sie diese dem Vermieter zurückgeben können.
- Verköstigung: Falls der Firmenumzug werktags mithilfe der Mitarbeiter stattfindet, sollten Unternehmer eine Cateringfirma mit der Verköstigung beauftragen.
- Persönliche Gegenstände entfernen: Die Mitarbeiter sollten alle persönlichen Gegenstände aus Büro und Küche entfernen, damit sie nicht verloren gehen.
- Umzugsbelege: Es lohnt sich, einen Mitarbeiter mit dem Sammeln aller Umzugsbelege zu beauftragen. Schließlich lassen sich die Umzugskosten zum Teil von der Steuer absetzen.
- Nachsendeauftrag bei der Post beantragen
Um den Tag des Firmenumzugs herum
Sind alle Vorarbeiten erledigt, kann der Firmenumzug kommen. Am Stichtag sollte ein Mitarbeiter vor und nach der Übersiedlung Fotos von den Treppenhäusern machen. So kann keiner unberechtigt Schadensersatzansprüche stellen. Wird aufgrund des Umzugs ein Schaden verursacht, sollte er der Versicherung gemeldet werden.
Haben die Möbelpacker alle Gegenstände eingepackt und mitgenommen, gilt es, die bisherigen Räumlichkeiten an den Vermieter zu übergeben, ihm sämtliche Schlüssel auszuhändigen und die Zählerstände für Strom, Gas und Wasser zu kontrollieren. Bei der Übergabe werden die Räumlichkeiten auch auf Schäden kontrolliert. All dies sollte in einem Übergabeprotokoll festgehalten werden, das beide Parteien unterzeichnen. Dasselbe Prozedere findet vor oder am Umzugstag nochmal mit dem Vermieter der neuen Firmenräume in umgekehrter Weise statt.
Anschließend gilt es, die neuen Räumlichkeiten herzurichten. Unternehmer sollten genug Zeit einplanen bis alle Möbel aufgebaut, das Internet und Geräte wie Telefone, Drucker und Maschinen in Betrieb genommen sind. Am Umzugstag sollten zudem die E-Mail-Signaturen und das Impressum der Unternehmenswebsite aktualisiert werden.
Wer einen Firmenumzug plant, hat alle Hände voll zu tun. Doch mit einer guten Organisation und einem engagierten Team aus Mitarbeitern wird der Standortwechsel sicherlich gut verlaufen.